French law requires companies with 300 or more employees to set up a single database for economic and employment information by no later than 14 June 2014.
The French Job Security Act of 14 June 2013, which codified the national multi-industry agreement (Accord National Interprofessionnel [ANI]) of 11 January 2013, requires the creation of a single database that groups all information that employers must provide prior to a consultation to allow the Works Council to issue an opinion. This information must be concise and in writing. The Job Security Act specifies what information is required and its mode of transmission.
The single database must contain information and reports regularly communicated to the Works Council in print or electronic form. Moreover, the database’s aim is to give staff representatives all the information they need on the strategic orientation of the company and the consequences for a new compulsory annual consultancy procedure introduced by the legislature.
The single database must be updated regularly, at least as often as provided for in the French Labour Code. Updating the database constitutes notifying members of the Works Council of the information contained in the said reports, provided the following:
In normal conditions, the single database will contain information for the current year and the two previous years and will incorporate the outlook for the next three years. However, for 2014, companies with 300 or more employees are not required to provide information for the two previous years.
The database must be set up at the company level but a group agreement may provide for the creation of a database at the group level.
Even if the content is expanded by an industrywide or companywide agreement, the minimum information to include in the database has been specified by a decree dated 27 December 2013:
Investments
Equity Capital, Indebtedness, and Taxes
Remuneration of Employees and Managers
Social and Cultural Activities
Financial Remuneration Not Included in “Equity Capital, Indebtedness, and Taxes”
Financial Flows to the Company
Subcontracting
For Companies Belonging to a Group, Commercial and Financial Transfers Between Group Entities
The Sensitive Issue of Confidentiality
The single database is permanently available to the employer and authorised personnel, in addition to the members of the Works Council or, if no Works Council, to staff representatives. It is also permanently available to members of the Committee for Hygiene, Safety and Working Conditions, including substitutes and union representatives (L. 2323-7-2).
Article L. 2325-5 al 4 of the French Labour Code specifies that any information contained in the single database that is confidential must be presented as such by the employer, and the duration of the confidentiality must be specified. Pursuant to case law from the Cour de Cassation (French Supreme Court), employers should justify the inherently confidential nature of the relevant information and also demonstrate the prejudicial nature of its disclosure. In other words, the judges interpret the confidentiality obligation as an infringement of the personnel representatives’ right to information that flows from their constitutional right to participate in the company.
This issue could result in disputes except for with those who establish “a culture of trust”, as was hoped by the drafters of the ANI.
Contacts
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Paris
Sabine Smith-Vidal
La loi prévoit la création obligatoire par l’employeur d’une base de données unique à caractère économique et social au plus tard le 14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus.
La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 qui a codifié l’ANI du 11 janvier 2013 a crée le principe d’une base de données unique (BDU) regroupant l’ensemble des informations que l’employeur doit remettre au comité d’entreprise, préalablement à toute consultation et pour permettre au comité de formuler un avis éclairé. Ces informations doivent être précises et écrites. La loi de sécurisation de l’emploi a étendu le contenu obligatoire de ces informations et modifié leur support de transmission.
Ainsi, la BDU devra comporter les informations et rapports transmis de manière récurrente au comité d’entreprise sous forme papier ou informatique. En outre, la BDU a pour vocation de constituer le support privilégié des informations nécessaires à la consultation annuelle du comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise et leurs conséquences nouvellement instituée par le législateur.
La BDU devra être régulièrement mise à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail. La mise à disposition actualisée de données vaut communication aux membres du comité d’entreprise des informations contenues dans lesdits rapports dès lors que :
En régime de croisière, les informations contenues dans la BDU porteront sur l’année en cours, sur les deux années précédentes et telles qu’elles peuvent être envisagées sur les 3 années suivantes. Cependant au titre de l’année 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus, les entreprises ne sont pas tenues d’intégrer les informations relatives aux deux années précédentes.
Enfin, il convient de rappeler que la BDU doit être mise en place au niveau de l’entreprise mais un accord de groupe peut prévoir l’existence d’une BDU au niveau du groupe.
Même si un accord collectif peut enrichir le contenu de la BDU, le socle minimal des informations à inclure dans la BDU a été précisé par un décret du 27 décembre 2013.
Investissements
Fonds propres, endettement et impôts
Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
Activités sociales et culturelles
Rémunération des financeurs, en dehors des éléments mentionnés à la rubrique « Fonds propres, endettement et impôt »
Flux financiers à destination de l’entreprise
Sous-traitance
Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
La délicate question de la confidentialité
La BDU est à la disposition permanente, outre l’employeur et ses collaborateurs autorisés, des membres du comité d’entreprise ou à défaut des délégués du personnel, des membres du CHSCT sans qu’il y ait de restriction entre les membres titulaires et suppléants ainsi que les délégués syndicaux (L. 2323-7-2).
Le législateur reprenant les termes de l’article L. 2325-5 al 4 du code du travail précise que les informations contenues dans la BDU qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par l’employeur qui indique en outre la durée du caractère confidentiel. En vertu de la jurisprudence de la Cour de Cassation, il est à prévoir que l’employeur devra justifier le caractère intrinsèquement confidentiel des informations concernées mais encore devra démontrer le caractère préjudiciable de leur diffusion. En d’autres termes, les juges interprètent l’obligation de confidentialité comme une atteinte au droit à l’information des représentants du personnel lequel découle de leur droit constitutionnel à participation à la vie de l’entreprise.
Cette question risque de donner lieu à des contentieux sauf à ce que s’instaure, comme souhaité par les rédacteurs de l’ANI « une culture de la confiance ».
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