Obtention de Preuves par le Salarié : quelles défenses pour l’employeur ?

Dans le contentieux prud’homal, l’accès à la preuve est devenu un enjeu central, en particulier lorsque les réclamations du salarié sont liées à des actes de discrimination, de harcèlement et à des irrégularités dans l’exécution ou la rupture du contrat de travail. Les éléments décisifs se trouvent le plus souvent entre les mains de l’employeur, ce qui mène à un recours croissant à des mécanismes d’obtention de preuves avant ou pendant le procès.

Deux voies se trouvent aujourd’hui au cœur de cette stratégie :  l’article 145 du Code de procédure civile, qui permet au juge d’ordonner des mesures d’instruction préventives et, le droit d’accès prévu par l’article 15 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), de plus en plus utilisé comme levier probatoire.

Cette dynamique impose à l’employeur de concilier plusieurs impératifs : droit à la preuve du salarié, protection de la vie privée des tiers, secret des affaires et sécurisation de ses données internes, tout en maîtrisant le risque contentieux.

L’OBTENTION DE PREUVES EN RÉFÉRÉ OU SUR REQUÊTE

Présentation des notions

Le référé et la requête sont des types de procédure servant à statuer sur des demandes provisoires (et non au fond). Contrairement au référé, la requête est une action en justice non-contradictoire, qui permet donc de prendre l’autre partie par surprise – à condition de justifier la raison pour laquelle il convient de déroger au contradictoire.

Le référé probatoire et la requête préventive probatoire, prévus à l’article 145 du Code de procédure civile, permettent au salarié de demander au juge d’ordonner une mesure d’instruction à l’encontre de son employeur afin de se préconstituer la preuve de faits dont pourrait dépendre la solution d’un litige à venir et ainsi éviter son dépérissement (c’est-à-dire sa disparition ou sa destruction, volontaire ou involontaire).

Les conditions

L’action du salarié est soumise à trois conditions[1] :

• Le salarié doit démontrer l’existence d’un motif légitime,
• La mesure doit être sollicitée avant tout procès au fond, et
• Les mesures demandées doivent être légalement admissibles[2].

  Il convient de noter que l’action intentée sur le fondement de l’article 145 du Code de procédure civile est ouverte aux salariés bien que des régimes spécifiques de preuve soient également prévus par le Code du travail, par exemple, pour les réclamations liées aux heures supplémentaires[3] ou à la discrimination[4].

  Le juge fait usage de son pouvoir souverain d’appréciation dans la détermination de l’existence d’un motif légitime. Ainsi, une cour d’appel a débouté un ex-salarié de sa demande de communication de pièces et de données internes, alors qu’il ne contestait pas son licenciement ni ne formulait aucun grief à l’encontre de l’employeur, de sorte qu’il ne justifiait pas d’un motif légitime puisqu’il n’avait « aucune intention d’engager une procédure judiciaire »[5].

  De manière générale, lorsque l’action qui pourrait être engagée à la suite du référé ou de la requête probatoire apparaît manifestement vouée à l’échec, le juge considère que la condition tenant à l’existence d’un motif légitime n’est pas remplie[6]. Le juge n’autorise la production de pièces que si leur existence est, à défaut d’être certaine, au moins vraisemblable[7].

  Les contestations possibles par l’employeur

  En matière de contentieux social, la demande probatoire introduite par le salarié s’inscrit le plus fréquemment dans le contexte de la discrimination entre salariés. À cet égard, le juge procède à une mise en balance entre le droit à la preuve du salarié et le droit au respect de la vie personnelle des autres salariés.

  En visant plusieurs textes de la loi[8], la chambre sociale de la Cour de cassation énonce que « le droit à la preuve peut justifier la production d’éléments portant atteinte à la vie personnelle à la condition que cette production soit indispensable à l’exercice de ce droit et que l’atteinte soit proportionnée au but poursuivi ».

  Ainsi, lorsque le juge est saisi d’une demande de communication de pièces de nature à porter atteinte à la vie personnelle d’autres salariés (par exemple, des bulletins de salaires nécessaires à la démonstration d’une discrimination), il doit :

• Rechercher si cette communication est nécessaire à l’exercice du droit à la preuve de la discrimination alléguée et proportionnée au but poursuivi,
• S’assurer qu’il existe ainsi un motif légitime de conserver ou d’établir la preuve avant tout procès, et
• Vérifier quelles mesures sont indispensables à l’exercice du droit à la preuve et proportionnées au but poursuivi, en cantonnant au besoin le périmètre de la production de pièces sollicitées[9].

  L’employeur souhaitant contester la mesure pourra se fonder sur ces différentes conditions pour tenter d’y faire échec ou, à tout le moins, d’en limiter la portée.

• Dans une affaire où la communication des bulletins de salaire de plusieurs salariés a été ordonnée pour démontrer une discrimination affectant la rémunération, le juge a restreint la mesure aux seuls bulletins émis sur une période définie et a imposé l’occultation de certaines informations relevant de la vie personnelle des salariés (nom et prénom, adresses, numéros de sécurité sociale, taux d’imposition à la source, coordonnées bancaires, éventuelles saisies sur rémunération, arrêts de travail et absence)[10].
• Dans un autre exemple, le juge a procédé à un tri rigoureux, estimant « indispensable et proportionnée » la communication des seuls noms et prénoms, bulletins de salaire, données de carrière et salaires brut et net actuels pour établir la preuve de la discrimination alléguée, et a explicitement exclu du périmètre de la mesure les évaluations professionnelles, considérant qu’elles « ne sont pas indispensables avant tout litige », les pièces relatives aux éléments dont la communication a déjà été ordonnée étant jugées suffisantes pour protéger le droit à la preuve du salarié[11].

La Cour de cassation a confirmé à plusieurs reprises que le secret des affaires ne constitue pas en lui-même un obstacle au référé ou à la requête probatoire du salarié ; il suffit pour le juge de constater que les mesures demandées procèdent d’un motif légitime et sont nécessaires à la protection des droits du salarié pour que l’action prospère[12]. Néanmoins, le secret des affaires permet de limiter la portée de la mesure de sorte qu’elle ne porte pas une atteinte disproportionnée aux droits de l’employeur au regard de l’objectif poursuivi[13].

Le juge fait droit à une demande de production de documents lorsqu’elle est, par exemple, limitée sur une période concernée et caviardée de certaines informations jugées « non indispensables au droit de la preuve » telles que l’adresse, les arrêts de travail, les saisies sur rémunération et le taux d’imposition à la source[14].

Les conditions et obstacles procéduraux inhérents aux actions fondées sur l’article 145 du Code de procédure civile (comme, notamment, l’exigence d’un motif légitime, les débats sur la proportionnalité d’une mesure, ou encore les aléas liés à son exécution) incitent fréquemment les salariés à rechercher d’autres moyens d’accès à la preuve. Parmi ces moyens, le droit d’accès consacré par le RGPD occupe désormais une place centrale.

L’OBTENTION DE PREUVES SUR LE FONDEMENT DU RGPD

Au-delà du cadre de l’article 145 du Code de procédure civile, certains salariés mobilisent désormais le droit des données personnelles pour obtenir des éléments utiles à un futur contentieux. Dans ce contexte, le droit d’accès consacré par l’article 15 du RGPD s’est imposé comme un instrument particulièrement utile dans la perspective d’un contentieux prud’homal.

Cette attractivité tient d’abord à la nature même du mécanisme. À la différence de l’article 145 du Code de procédure civile, l’exercice du droit d’accès n’est pas subordonné à la démonstration préalable d’un motif légitime, à l’existence d’un risque de dépérissement de la preuve (en cas de procédure non contradictoire), ni à l’obtention d’une autorisation judiciaire.

Le salarié peut ainsi s’adresser directement à son employeur,  qui agit en tant que responsable de traitement, afin d’obtenir communication des données à caractère personnel le concernant, sans devoir, à ce stade, inscrire sa demande dans le cadre d’une instance judiciaire.

En pratique, les demandes ainsi formulées portent fréquemment sur les éléments du dossier individuel de ressources humaines (RH), les données relatives au suivi de l’activité professionnelle du salarié (objectifs, évaluations, indicateurs de performance, historiques d’activité) ainsi que, de manière croissante, sur les courriels professionnels.

La position de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) a contribué à élargir le champ des demandes d’accès aux courriels professionnels, en admettant qu’un salarié puisse obtenir communication des courriels professionnels dont il est l’expéditeur, le destinataire, ou dans lesquels il est simplement mentionné[15]. Une telle approche a favorisé l’essor de demandes d’accès particulièrement larges, parfois parallèles à un contentieux prud’homal déjà engagé ou envisagé.

Certaines juridictions prud’homales ont, dans un premier temps, semblé accompagner ce mouvement, plusieurs bureaux de conciliation et d’orientation ayant ordonné à des employeurs de communiquer à des salariés l’intégralité de leur dossier RH ainsi qu’un ensemble de courriels professionnels émis ou reçus sur plusieurs années, parfois sous astreinte.

Cette tendance a récemment trouvé un écho devant la Cour de cassation. Par un arrêt du 18 juin 2025[16], la chambre sociale a jugé que les courriels professionnels émis ou reçus par un salarié au moyen de sa messagerie professionnelle constituent des données à caractère personnel auxquelles celui-ci peut accéder sur le fondement de l’article 15 du RGPD. Cette décision a pu être perçue comme une consécration de l’utilisation du droit d’accès comme levier d’obtention d’éléments susceptibles d’être mobilisés dans le cadre d’un litige prud’homal.

Le droit d’accès, cependant, n’a pas été conçu comme un mécanisme probatoire parallèle, ni comme un substitut aux mesures d’instruction judiciaires. Sa finalité première demeure de permettre à la personne concernée de prendre connaissance des traitements opérés sur ses données et d’en contrôler la licéité. Les juridictions commencent désormais à encadrer plus strictement les usages du droit d’accès lorsqu’il apparaît mobilisé comme un instrument de recherche probatoire plutôt comme un outil de protection des données personnelles.

Les premières limites à l’utilisation du droit d’accès à des fins contentieuses

Dans un arrêt remarqué du 19 mars 2026[17], la Cour de Justice de l’Union européenne (CJUE) a admis pour la première fois qu’une demande d’accès pouvait être refusée lorsqu’elle présente un caractère abusif au sens de l’article 12 § 5 du RGPD.

La Cour précise qu’une demande unique peut, à elle seule, être considérée comme « excessive » lorsque le responsable de traitement démontre, au regard d’un faisceau d’indices concordants, que la personne concernée n’agit pas afin de vérifier la licéité du traitement de ses données mais dans le but de créer artificiellement les conditions d’une demande indemnitaire.

Si cette affaire concernait une instrumentalisation du droit d’accès à des fins indemnitaires, son raisonnement pourrait nourrir utilement les moyens de défense des employeurs confrontés à des demandes formulées essentiellement dans une perspective probatoire. La CJUE rappelle en effet que le droit d’accès n’est pas un droit absolu et qu’il ne saurait être exercé de manière abusive.

Quelles défenses pour l’employeur ?

Plusieurs moyens de défense peuvent être mobilisés par l’employeur.

D’abord, l’employeur n’est pas tenu de communiquer des informations dont la divulgation porterait une atteinte disproportionnée aux droits et libertés de tiers. Il lui appartient toutefois de rechercher en priorité des mesures permettant de concilier les intérêts en présence, notamment par le recours à l’anonymisation ou au caviardage des informations sensibles.

Ce n’est que lorsque ces mesures apparaissent insuffisantes que la communication peut être limitée ou refusée. Cette approche rejoint celle décrite plus haut s’agissant des mesures ordonnées sur le fondement de l’article 145 du Code de procédure civile.

L’employeur pourra désormais chercher à démontrer le caractère manifestement excessif ou abusif de la demande lorsqu’il dispose d’éléments objectifs révélant que celle-ci poursuit une finalité étrangère à la protection des données personnelles.

Cette évolution jurisprudentielle s’inscrit dans un mouvement plus large de réflexion au niveau européen. Le projet de règlement Digital Omnibus actuellement discuté prévoit notamment de modifier l’article 12 du RGPD afin de faciliter le refus des demandes d’accès excessives ou formulées à des fins étrangères à la protection des données personnelles, tout en allégeant la charge de la preuve pesant sur les responsables de traitement.

Si le RGPD demeure aujourd’hui un outil particulièrement efficace d’obtention de preuves pour les salariés, les récentes évolutions jurisprudentielles et législatives témoignent d’une volonté croissante de recentrer le droit d’accès sur sa finalité première : permettre à la personne concernée de contrôler la licéité des traitements de données la concernant, et non de contourner les conditions applicables aux mesures probatoires judiciaires.

Lizy Kim et Cassiopée Gihr, stagiaires, ont contribué à ce LawFlash.